Guide pour l’organisation d’événements inclusifs
Il est important de prendre en considération les questions d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) dans tous les aspects de l’organisation et du déroulement de tous les événements, et non pas seulement ceux qui portent sur ce sujet. Le présent guide s’adresse à quiconque participe à l’organisation d’événements, de consultations publiques, de célébrations et d’autres activités à l’École de gestion Telfer. Il présente les aspects à prendre en considération en matière d’accessibilité et d’inclusivité, y compris la question de la langue, puisque l’Université d’Ottawa est un établissement bilingue français-anglais.
Vous trouverez une foule de ressources utiles dans le Carrefour de l’accessibilité, sous la rubrique Enseignement et formation, à la section portant sur le service aux clients et la planification d’événements et de rencontres.
La date
Vérifiez si la date de l’événement coïncide avec un jour ou s’inscrit dans une période qui revêt une importance religieuse, culturelle, commémorative, d’observance ou de toute autre nature. Le cas échéant, examinez la possibilité de reporter l’événement à une autre date pour éviter de heurter qui que ce soit, mais aussi pour maximiser la participation. S’il est impossible de reporter l’événement, trouvez un moyen de souligner ce jour spécial, soit dans une allocution, soit en intégrant un élément qui y est lié, par respect pour les personnes concernées.
Voici quelques exemples d’éléments que vous pourriez intégrer à votre événement :
- Ramadan : Prévoyez des repas à emporter que les personnes de confession musulmane pourront manger une fois le jeûne terminé.
- Journée internationale des femmes : intégrez des questions touchant particulièrement les femmes à votre panel de discussion.
- Jour de la Terre : Diminuez l’éclairage et bannissez les gobelets, contenants et ustensiles en plastique, en expliquant la raison de ces gestes.
Consultez la liste des journées importantes et commémoratives du gouvernement du Canada.
Heure
Choisissez l’heure qui convient au plus grand nombre, en journée ou en soirée.
- Fuseaux horaires : Si un événement virtuel en direct doit réunir des personnes de plusieurs régions situées dans différents fuseaux horaires, fixez une heure raisonnable pour tout le monde dans la mesure du possible.
- Conflits d’horaire : Portez attention aux besoins des groupes auxquels s’adresse votre événement. Par exemple, si votre public est constitué de membres du corps professoral et de la population étudiante, fixez une heure en dehors des périodes de cours. Pensez également aux personnes qui doivent déposer ou aller chercher leurs enfants à la garderie.
Lieu
- Accessibilité : Choisissez un lieu accessible aux personnes qui se déplacent en fauteuil roulant ou en scooter électrique, ou qui utilisent tout autre dispositif d’aide à la mobilité, aux personnes ayant une déficience auditive ou visuelle, aux personnes accompagnées d’un chien d’assistance, etc. Vérifiez la présence d’ascenseurs, d’escaliers roulants ou de rampes dans le bâtiment. Le Guide de planification de conférences accessibles du Conseil des universités de l’Ontario renferme des conseils utiles pour le choix d’un lieu.
- Neutralité : Choisissez un endroit neutre, c’est-à-dire dénué de tout élément religieux ou culturel (évitez les lieux de culte, par exemple).
- Stationnement et transport : Choisissez un endroit accessible en transports en commun (notamment Para Transpo) ou qui offre des places de stationnement en nombre suffisant. Vérifiez l’accessibilité des entrées ainsi que des trottoirs ou allées reliant le lieu au stationnement et aux arrêts ou stations de transports en commun.
- Formule : Évaluez la possibilité de choisir un endroit permettant aux personnes qui ne peuvent se déplacer de participer virtuellement. Considérez également une formule bilingue ou offrant une version anglaise et une version française.
- Confort : Évaluez la superficie nécessaire en fonction du nombre de personnes attendues. Un espace trop petit oblige la foule à se presser, limite les mouvements et peut provoquer des incidents.
- Nourriture et boissons : Tenez compte des allergies et des régimes particuliers (végétalien, végétarien, pescétarien, sans gluten, etc.). S’il y a un bar, prévoyez des boissons non alcoolisées savoureuses pour les personnes qui ne consomment pas d’alcool par choix ou en raison de leurs croyances religieuses.
Promotion
- Veillez à produire des éléments textuels et visuels inclusifs pour votre matériel de promotion.
- Offrez des services d’accessibilité pour les personnes ayant une déficience visuelle ou auditive, par exemple l’interprétation en langue des signes et le sous-titrage en direct en français et en anglais.
- Reportez-vous aux normes d’accessibilité du Bureau des droits de la personne de l’Université d’Ottawa concernant les contenus en ligne (sites Web, médias sociaux, vidéos, etc.). Vous y apprendrez entre autres comment rédiger un texte descriptif et présenter le contenu de manière accessible.
- Offrez tous les contenus en français et en anglais. Par exemple, ajoutez des sous-titres dans les deux langues aux vidéos diffusées avant, pendant ou après l’événement ou publiées en ligne.
- Utilisez un langage inclusif dans le matériel promotionnel :
- Référez au Règlement 20 de l'Université d'Ottawa pour les lignes directrices obligatoires sur la neutralisation et féminisation des textes universitaires ainsi qu’au Guide de rédaction créé par l’équipe des Services linguistiques de l’université afin de rendre votre matériel aussi inclusif que possible. Vous pouvez également consulter leur équipe pour obtenir de l'aide à ce sujet ou faire réviser et traduire les documents professionnellement.
- Emploi et Développement social Canada fournit dans ses considérations en matière d’inclusivité linguistique de nombreux conseils et exemples portant notamment sur :
- l’inclusion de texte de remplacement pour les images et autres éléments graphiques numériques;
- l’utilisation de braille dans le matériel de communication;
- le bilinguisme du matériel de communication.
- Donnez des indications claires sur le lieu de l’événement et la façon de s’y rendre, y compris par des voies accessibles aux personnes à mobilité réduite, en ajoutant idéalement une carte et des directives détaillées.
Invitations
- Dans vos courriels d’invitation, pensez à fournir une version texte compatible avec les lecteurs d’écrans qu’utilisent les personnes malvoyantes.
- Limitez au minimum l’utilisation d’animations et de couleurs vives ou criardes.
Page ou formulaire d’inscription
Intégrez les champs obligatoires suivants :
- Prénom et nom (ajoutez un champ pour le prénom d’usage s’il y a lieu).
- Allergies, intolérances et régimes alimentaires (végétalien, végétarien, pescétarien, sans gluten, etc.).
- Besoins en matière d’accessibilité (en raison d’une déficience auditive, visuelle ou physique).
- Langue de préférence (français ou anglais).
Vous pouvez également ajouter le champ facultatif suivant :
- Pronom de préférence à indiquer sur les porte-noms ou les autocollants (en anglais, he, she ou they, en français, il, elle ou iel, ou « je préfère ne pas répondre »).
- Pratiques culturelles : Offrez des cadeaux adaptés aux coutumes (par exemple, donnez à une conférencière ou un conférencier autochtone du tabac ou d’autres plantes utilisées pour la cérémonie de purification). Renseignez-vous auprès du Centre de ressources autochtones Mashkawazìwogamig.
- Affirmation autochtone : Faites lire par l’animatrice ou l’animateur l’affirmation autochtone, qui est de rigueur à tous les événements de l’Université d’Ottawa. Le doyen de l’École de gestion Telfer souhaite qu’on ajoute ces quelques lignes à la fin de l’affirmation :
« Nous encourageons tous les membres de la communauté de Telfer à saisir toutes les occasions d’en apprendre davantage sur les cultures autochtones, à réévaluer leur rapport au monde à la lumière du savoir sacré des peuples autochtones et à prendre l’engagement d’œuvrer en faveur de la vérité et de la réconciliation leur vie durant. »
- Panel diversifié : Invitez des conférencières et conférenciers d’expérience de diverses origines, identités de genre, expériences (parcours étudiant au Canada ou à l’étranger), races et langues.
- Modération bilingue : Désignez une personne bilingue pour assurer la modération en anglais et en français pendant la période de questions et traduire au besoin les questions et les réponses.
- Programme : Distribuez la documentation sous différentes formes, par exemple en versions papier et électronique, et fournissez des copies sur demande (y compris des présentations PowerPoint) avant l’événement.
- Scène ou estrade : Veillez à ce que la scène ou l’estrade soit accessible aux personnes à mobilité réduite et que la hauteur du micro soit réglable.
- Événement à l’extérieur : Si l’événement se tient à l’extérieur, choisissez un lieu accessible aux personnes à mobilité réduite et prévoyez des espaces couverts pour se protéger du soleil, du vent, de la pluie ou de la neige.
- Toilettes : Indiquez clairement l’emplacement des toilettes et veillez à ce qu’elles soient accessibles à tout le monde, même si l’événement se déroule à l’extérieur. Si possible, prévoyez des toilettes non genrées.
- Signalisation : Placez des affiches et des panneaux indiquant clairement dans les deux langues les informations sur l’événement et la direction ou l’emplacement des points d’intérêt (transport en commun, stationnement).
- Sondage auprès des participantes et participants : Si vous faites un sondage, veillez à ce qu’il soit anonyme et qu’il comporte des questions sur l’inclusion et l’accessibilité.
En voici quelques exemples :- Participation : « Je me sentais à l’aise lors de l’événement », choix de réponses : oui, non, ne s’applique pas, suivi d’une question ouverte : « Pourquoi? ».
- Accessibilité : « Mes besoins en matière d’accessibilité ont été satisfaits », choix de réponses : oui, non, ne s’applique pas, suivi d’une question ouverte : « Pourquoi? ».
- Diversité : « L’événement présentait une diversité de points de vue », réponse au moyen d’une échelle, par exemple de type Likert.
- EDI : « Les questions de la diversité, de l’équité et de l’inclusion ont été abordées ou mises en relief » (s’il y a lieu).
- Une section réservée aux commentaires et suggestions pour améliorer l’événement ou le rendre plus inclusif.
- Bilan : L’équipe d’organisation de l’événement doit dresser un bilan présentant les commentaires reçus et les leçons apprises, le diffuser à toutes les parties intéressées et l’intégrer au processus de planification des événements futurs.
- Distribution du contenu : Envoyez les présentations ou un enregistrement sous-titré de l’événement aux personnes qui n’ont pu y assister ou qui souhaitent en revoir le contenu.
