Quatre conseils pour les projets de groupe des programmes de MBA

S’inscrire au programme de MBA Telfer, c’est se donner la chance d’apprendre, de développer ses compétences, de les mettre en pratique, de s’impliquer et de se préparer à faire carrière. Profitez de cette expérience transformatrice qui renforce la résilience, l’intelligence, la bienveillance et l’agilité.

Dans un programme de MBA, l’enseignement est à la fois théorique et appliqué. Les projets de groupe sont une occasion rêvée d’apprendre à collaborer avec vos pairs et d’approfondir votre connaissance des concepts de gestion.

En vous inscrivant à un programme de MBA, vous savez que vous travaillerez en équipe tout au long de vos études. Voici donc quatre conseils pour vous guider vers la voie de la réussite, en évitant les principaux écueils du travail collaboratif.

Conseil n^o 1 : Exprimez vos attentes et fixez des échéances dès le départ

L’établissement de plans et d’objectifs clairs vous motivera, vous et les autres membres de l’équipe, à garder le rythme et à respecter l’échéancier du début à la fin du projet.

Définissez les attentes et les objectifs à atteindre

Une fois votre équipe constituée, organisez une rencontre pour que tout le monde puisse se présenter et apprendre à se connaître. Prenez le temps d’analyser attentivement le travail demandé et assurez-vous que tout le monde comprend ce qui doit être fait. Chaque personne a ses propres méthodes de travail, alors il vaut mieux établir d’emblée des attentes claires. Définissez le résultat désiré, fixez des objectifs précis, discutez du but général du projet et commencez à échanger des idées.

Vous pouvez établir tout de suite des jalons à atteindre et décider de certains détails comme le sujet de la prochaine rencontre ou la durée de la discussion en question. Pour vous motiver à accomplir vos tâches à temps et résoudre les conflits dès qu’un problème survient, faites souvent le point entre vous.

En définissant explicitement les attentes, tout le monde saura quel est son rôle dans l’équipe, quel est le résultat souhaité et pourquoi c’est important. De plus, vous réduirez les sources de stress et de confusion ainsi que les risques de conflit.

Établissez des échéances fermes

Bien entendu, vos professeures et professeurs vous donneront des échéances pour réaliser les projets. Toutefois, comme vous travaillerez avec de nouvelles personnes, il peut être utile de fixer des délais plus serrés. Vos camarades pourraient vouloir terminer le travail une ou deux journées avant la date de remise pour réviser la version finale, par exemple.

Certains projets de MBA se déroulent sur une longue période. Divisez le travail en plusieurs étapes et fixez une date limite pour chacune d’elles. Ces étapes, appelées « jalons », devront être réparties entre les membres de l’équipe. Établissez un échéancier réaliste qui permettra à l’équipe de remettre le travail à temps (p. ex., tout le monde doit avoir terminé ses recherches avant telle journée).

Nous ne saurions trop insister sur l’importance de discuter en groupe des attentes avant de commencer le projet, dès la première rencontre.

Conseil n^o 2 : Déterminez le rôle de chaque membre de l’équipe

En général, les groupes de MBA sont diversifiés. Leurs membres proviennent de différents horizons et domaines, et possèdent des compétences spécifiques. Vos coéquipières et coéquipiers auront probablement des champs d’intérêt, des habitudes de travail, des valeurs et des styles d’apprentissage variés.

Décidez si une personne doit être nommée à la tête de l’équipe

Votre équipe devra décider si elle souhaite se doter d’une ou d’un responsable de projet. Ce rôle n’est pas vraiment nécessaire, mais pourrait améliorer l’efficacité de l’équipe. Ça ne signifie pas que tout le poids du projet doit reposer sur les épaules de la personne désignée à cette fin! Chaque membre devrait se voir attribuer le même volume de travail.

Avant de nommer quelqu’un, demandez s’il y a des volontaires. Les chefs d’équipe doivent posséder de bonnes aptitudes pour la communication et la prise de décision. Leur rôle consiste à maintenir la bonne entente au sein du groupe, à présenter l’état d’avancement du projet, à solliciter l’avis des membres ou différents points de vue, et à déléguer des tâches au besoin. Dans le cadre des projets de MBA, ce sont généralement les responsables de projet qui organisent les rencontres et s’assurent que les tâches sont terminées à temps.

Les projets de MBA vous permettent d’exercer vos compétences en leadership : les chefs d’équipe peuvent commettre des erreurs, apprendre de celles-ci et obtenir une rétroaction de leurs pairs. Nous vous conseillons donc de changer de personne d’un projet à l’autre pour permettre à tout le monde de renforcer son leadership en vue de sa future carrière.

Assignez des rôles et des tâches à chaque membre de l’équipe

Répartissez les autres rôles entre les membres de l’équipe et changez-en au fil du trimestre. Discutez des possibilités et des personnes responsables de chaque dossier. Voici différents rôles habituellement exercés dans le cadre des projets de MBA : rédaction, recherche, gestion du temps et des tâches, médiation. Si vous négligez de distribuer les rôles, les membres de l’équipe pourraient moins s’investir dans le projet, ce qui en compromettrait le succès pour tout le monde.

La prochaine étape consiste à structurer le travail et à diviser équitablement les tâches entre les membres de l’équipe. Comme chaque personne a ses forces et ses faiblesses, c’est une bonne idée d’en tenir compte au moment de distribuer les responsabilités. De plus, il est essentiel que les gens soient à l’aise avec les tâches qui leur sont attribuées.

En établissant des attentes claires, vous vous assurerez que chaque membre de l’équipe comprend parfaitement les responsabilités qui lui incombent. Si quelqu’un a du mal à comprendre sa tâche, revoyez-la ensemble, posez des questions à votre professeure ou professeur, ou consultez d’autres équipes pour obtenir des clarifications.

Conseil n^o 3 : Servez-vous des outils en ligne

Nous vous conseillons fortement d’utiliser des logiciels de collaboration tout au long du programme de MBA. Tirez parti de ces outils pour communiquer avec vos coéquipières et coéquipiers, partager des fichiers et surveiller l’avancement du projet.

Utilisez un outil de gestion de tâches

Pour mener simultanément de front plusieurs projets d’équipe exigeants, nous vous recommandons d’utiliser des outils de planification en ligne. Ce genre d’outils est très utile, en particulier pour surveiller l’avancement des projets.

Pour gérer efficacement vos tâches, servez-vous d’un calendrier ou d’une liste de vérification électronique, ou encore d’un logiciel de gestion de tâches pour faire le suivi des progrès et des dates clés du projet. 

Vous trouverez sur le Web un grand nombre de plateformes de gestion de tâches (p. ex. Asana, ProofHub, Chanty ou nTask) qui vous aideront à organiser le travail, à hiérarchiser les tâches et à les attribuer aux membres de l’équipe. En bref, qui faciliteront la collaboration. Effectuez quelques recherches pour trouver la plateforme qui convient le mieux aux besoins de votre équipe, elle vous sera utile jusqu’à la fin du programme de MBA.

Utilisez une plateforme en ligne pour communiquer et partager des documents

Les applications de réseautage social permettent de communiquer, de collaborer et d’échanger de l’information. Après tout, les conversations de groupe ne peuvent pas toujours avoir lieu par téléphone ou vidéoconférence. Les outils de réseautage en ligne sont utiles pour envoyer des courriels ou des messages textes à vos pairs. Vous pourriez essayer Outlook, WhatsApp, Microsoft Teams, Slack ou n’importe quel outil du genre.

Lorsque vous travaillez activement sur un projet d’équipe, il est primordial de mettre en commun les documents pour que tout le monde puisse voir les progrès accomplis par les autres membres de l’équipe. Microsoft Office en ligne, Google Drive, Dropbox et bien d’autres permettent notamment de collaborer en temps réel. En général, il suffit de cliquer sur un lien pour accéder aux documents.

Conseil n^o 4 : Travaillez en équipe

La réussite de tout le groupe dépend de la productivité et de l’efficacité de chaque membre. Par conséquent, il est important que vous puissiez compter sur les autres (et vice-versa), que vous communiquiez et que vous sachiez collaborer. Une équipe qui manque d’efficacité aura de la difficulté à respecter les buts, les objectifs et les échéances du projet.

Faites confiance aux autres et communiquez souvent

Les membres du groupe doivent travailler de concert et se serrer les coudes tout au long du projet. La confiance mutuelle et la communication sont d’importants facteurs de réussite du projet.

Partez du principe que vos coéquipières et coéquipiers termineront leurs tâches dans les temps, mais n’hésitez pas à offrir votre aide et vos conseils si vous avez l’impression qu’une tâche prend du retard.

Favorisez la bonne communication entre les membres de l’équipe. Expliquez clairement vos idées, écoutez les suggestions et soutenez les idées des autres. Ensuite, cherchez un consensus ou un terrain d’entente. L’équipe gagnera ainsi en productivité et pourra plus facilement résoudre les conflits si un problème survient.

Cultivez votre esprit d’équipe 

En groupe, définissez ce qu’est l’esprit d’équipe, et donnez à chaque membre la chance de préciser ce qui lui tient à cœur, par exemple ses attentes en matière de communication, de qualité du travail, etc. Avoir un bon esprit d’équipe, c’est notamment répondre aux attentes des membres du groupe, c’est-à-dire tenir parole et encourager les autres à faire de même. Si vous remarquez que certaines personnes ne respectent pas leurs engagements, demandez-leur, de manière respectueuse, de s’expliquer.

Les personnes qui ont un bon esprit d’équipe sont fiables, ont une attitude positive et sont respectueuses. Soyez disponible pour les rencontres de groupe, participez-y activement et effectuez toujours les tâches qui vous sont confiées à temps. Le respect dont vous faites preuve et votre attitude positive pourraient déteindre sur vos camarades, qui adopteront une attitude semblable à l’égard du projet, ce qui contribuera à la productivité de l’équipe et à la motivation de tout le monde.

Chaque membre de l’équipe doit s’engager à viser l’excellence. Mais surtout, n’oubliez pas de vous amuser, de tirer des leçons de cette expérience et d’absorber toute l’information possible.

Les projets de MBA offerts par Telfer sont l’occasion d’opérer une véritable transformation sur le plan personnel, scolaire et professionnel. En réalisant des analyses de rentabilité, en prenant part aux activités de réseautage ou en travaillant à d’autres projets, vous apprendrez et développerez plusieurs compétences qui vous prépareront pour votre carrière. C’est en communiquant les attentes et les échéances, en définissant les rôles, en utilisant les outils en ligne et en faisant preuve d’esprit d’équipe que vous orienterez votre projet sur la voie de la réussite!

Découvrez les possibilités d’apprentissage expérientiel et de réseautage offertes aux personnes inscrites au programme de MBA Telfer.